Подаване на сигнали по ЗЗЛПСПОИН

Можете да свалите файл "Известие за ЗЛД Деником" от тук. Формулярът за регистрация на сигнал може да бъде свален от тук.

* Формулярът може да се използва за улеснение, но не е задължителен!

Политика за подаване на сигнали за нарушения и защита на сигнализиращите лица в "Деником" ЕООД

1. Общи положения

Настоящата политика има за цел да предостави на работещите в "Деником" ЕООД информация относно условията и реда за вътрешно подаване на сигнали съгласно българското законодателство и законодателството на ЕС, както и извършването на вътрешна проверка от страна на дружеството във връзка с подадените сигнали.

"Деником" ЕООД се явява и администратор на лични данни по смисъла на Общия регламент относно защитата на личните данни по отношение данните на сигнализиращите лица, както и на данните на засегнатите лица от сигналите, за което съответните лица – субекти на лични данни са уведомени с Известието за поверителност.

1. 
   Обхват и действие на политиката

Политиката е приета със заповед на Управителя, публикувана е на сайта на дружеството https://www.denicom.bg/ и е задължителна за служителите и изпълнителите на "Деником" ЕООД, както и всички лица, които попадат в категорията „сигнализиращи лица“ съгласно посоченото в настоящата политика.

III. Процедура по вътрешно подаване на сигнали

3.1. Въведение

Терминът „подаване на сигнали за нарушения“ означава разкриване, от страна на служител или друго лице, на предполагаемо нарушение в "Деником" ЕООД.

Каналът за вътрешно подаване на сигнали за нарушения е процесът, при който на даден служител се предлага правна защита, когато той подава информация за нарушения относно организацията, за която работи. Това може да бъде: неправомерно поведение или неправилно според сигнализиращия състояние на нещата в самата организация, или поведение, което представлява нарушение на законите, посочени в Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения, или други актове на Европейския съюз, или поведение, което представлява опасност за обществото или финансовата система.

Сигналите за нарушения трябва да се отнасят за защита на обществения интерес и може да се отнасят до злоупотреби, неправомерни действия, риск или незаконни производства, което вреди или създава риск от увреждане на отделни лица, по-широката общност или заобикалящата среда.

Дали даден сигнал е в обществен интерес, респ. в интерес на дружеството/организацията-работодател, ще зависи от:

- броя на засегнатите хора;
- естеството и въздействието на нарушението;
- кой е нарушителят?

Като цяло, това означава, че сигналът трябва да преследва въздействие, което е по-широко от личните конфликти на служителя с друг служител.

Лични оплаквания, свързани с работата, не отговарят на изискванията на защита съгласно Законите за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения или тази Политика.

Лице, подаващо сигнал за нарушения чрез вътрешния канал, има право на защита, при условие че:

1. 
   е имало основателна причина да счита, че подадената информация за нарушението в сигнала е била вярна към момента на подаването й и че тази информация попада в обхвата на чл. 3 от Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения;
2. 
   е подало сигнал за нарушение при условията и по реда на Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения и настоящата Политика.

Относно разкриване на самоличността на сигнализиращото лице се изисква неговото изрично съгласие.

По същия начин се процедира и относно разкриването на друга информация, която може да се използва за извеждане на самоличността на сигнализиращото лице или на засегнатите лица (освен в случаите, когато това се изисква от закона). Навременното сигнализиране за всякакви предполагаеми нарушения и неправомерни практики е препоръчително, защото би улеснило бързото разследване на случая, което, от своя страна, ще подобри шансовете за прикриване на доказателства от засегнатите лица.

3.2. Кой може да подаде сигнал?

Сигнали могат да подават служители, изпълнители и лица, на които е станала известна незаконна дейност/злоупотреба и друга незаконна практика, в нарушение на българското законодателство или на актове на Европейския съюз, извършени в дружеството или от него/негови служители/свързани лица и т.н. – при колебание направете справка с чл. 5 от ЗЗЛПСПОИН, където са изброени всички лица с право да подават сигнали.

Понятието “сигнализиращо лице” следва да се тълкува разширително, като се насърчава подаването на сигнали при всякакви подозрения. Дружеството ни ще направи проверка и ако няма основание за разследване, сигнализиращото лице няма да носи отговорност за подаването на сигнала, респективно неговата самоличност няма да бъде разкривана. Ако по някаква причина, данните на засегнатите лица, бъдат разпространени, без да е налице законово основание за това, засегнатите лица имат право на вреди по общия ред от дружеството.

Сигнализиращи лица са както работници, служители или други лица, които полагат наемен труд в дружеството/организацията, независимо от характера на работата или от начина на заплащането (включително бивши служители, чието трудово правоотношение е прекратено към момента на подаване на сигнала), така и лица в преддоговорни отношения, изпълнители по граждански договори или други лица, които полагат труд без трудово правоотношение, стажанти, доброволци, доставчици, съдружници, акционери, едноличен собственик на капитала, член на управителен или контролен орган на търговско дружество.

Сигнализиращо лице може да бъде и всяко лице, което подава сигнал за нарушение, станало му известно в работен контекст. “Работен контекст” са настоящи или минали работни дейности в рамките на дейността на дружеството/организацията, чрез които, независимо от тяхното естество, лицата получават информация за нарушения. Защита се предоставя и на лица, свързани със сигнализиращото лице, като колеги или роднини без ограничение в степените.

3.3. За какво може да се подаде сигнал?

Настоящите правила се прилагат по отношение на сигнали или публично оповестяване на информация за:

1. 
   нарушения на българското законодателство или на посочените в приложението към закона актове на Европейския съюз в областта на:

а) обществените поръчки;

б) финансовите услуги, продукти и пазари и предотвратяването на изпирането на пари и финансирането на тероризма;

в) безопасността и съответствието на продуктите;

г) безопасността на транспорта;

д) опазването на околната среда;

е) радиационната защита и ядрената безопасност;

ж) безопасността на храните и фуражите, здравето на животните и хуманното отношение към тях;

з) общественото здраве;

и) защитата на потребителите;

к) защитата на неприкосновеността на личния живот и личните данни;

л) сигурността на мрежите и информационните системи;

2. нарушения, които засягат финансовите интереси на Европейския съюз по смисъла на чл. 325 от Договора за функционирането на Европейския съюз и допълнително уточнени в съответните мерки на Съюза;
3. нарушения на правилата на вътрешния пазар по смисъла на чл. 26, параграф 2 от Договора за функционирането на Европейския съюз, включително правилата на Европейския съюз и българското законодателство относно конкуренцията и държавните помощи;
4. нарушения, свързани с трансгранични данъчни схеми, чиято цел е да се получи данъчно предимство, което противоречи на предмета или на целта на приложимото право в областта на корпоративното данъчно облагане;
5. извършено престъпление от общ характер, за което лицетое узнало във връзка с извършване на своята работа или при изпълнение на служебните си задължения.
6. нарушения на българското законодателство в областта на:

А) правилата за заплащане на дължими публични държавни и общински вземания;

Б) трудовото законодателство;

В) законодателството, свързано с изпълнението на държавна служба.

Настоящите правила не се прилагат за сигнали за нарушения:

1. на правилата за възлагане на обществени поръчки в областта на отбраната и националната сигурност, когато те попадат в обхвата на чл. 346 от Договора за функционирането на Европейския съюз;
2. на защитата на класифицирана информация по смисъла на чл. 1, ал. 3 от Закона за защита на класифицираната информация;
3. които са станали известни на лица, упражняващи правна професия и за които съществува задължение по закон за опазване на професионална тайна;
4. на поверителността на здравната информация по смисъла на чл. 27 от Закона за здравето;
5. на тайната на съдебното съвещание;
6. на правилата на наказателното производство.

Сигнализиращите лица могат да подадат сигнал, както за минали, така и за настоящи и вероятни бъдещи практики и нарушения.

Сигнализиращите лица могат да подадат сигнал директно и до други органи, но препоръчваме, особено, когато сигналът касае практики, пряко свързани с дружеството и дейността, която извършваме, да подавате сигналите директно до нас.

Няма изискване сигналът Ви да бъде подкрепен с доказателства. Дружеството ни ще извърши съответните проверки и при необходимост, ще се свърже със сигнализиращото лице за представяне на доказателства. Ако служителят има подозрение или съмнение дали за дадено действие трябва да бъде подаден сигнал, то е препоръчително да обсъди въпроса с някое от лицата на ръководна позиция, на което може да се има доверие и което не е замесено по никакъв начин в случая, след което да прецени дали да депозира сигнала. Разбира се, горното не е задължително изискване, а се препоръчва с цел избягване на подаването на сигнали за маловажни случаи, нямащи общо със Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения. Препоръчваме на сигнализиращия да следва вътрешното си убеждение и ако е убеден, че сигналът му е свързан с нарушения, препоръчително е да бъде подаден. Препоръчително е сигнализиращото лице да не споделя каквато и да е информация за възможни подозрения с никого, замесен в случая, или трети лица, различни от лицата, от което се търси поверителен съвет. Всеки, който сигнализира за въпрос, попадащ извън обхвата на законодателството за защита на лицата, сигнализиращи за нередности, ще бъде уведомен с мотивиран отказ за разследване и проверка, без неоправдано забавяне.

3.4. Подаване на сигнали.

Сигналът може да бъде писмен или устен.

1. Писмени сигнали се приемат при определения служител за приемане, регистриране и разглеждане на сигнали – Росен Ставрев Желязков, тел. 0886 605 543, e-mail: accounting@denicom.bg или при резервния служител: Теодора Йорданова Данчева, тел. 0888 910 945, e-mail: hr@denicom.bg.
2. Устни сигнали: устните сигнали се приемат при определения служител за приемане, регистриране и разглеждане на сигнали – Росен Ставрев Желязков, тел. 0886 605 543, e-mail: accounting@denicom.bg или при резервния служител: Теодора Йорданова Данчева, тел. 0888 910 945, e-mail: hr@denicom.bg. Устното подаване на сигнал може да се осъществи чрез лична среща с определения служител за приемане, регистриране и разглеждане на сигнали в уговорен по телефона, по други системи за гласови съобщения подходящ ден и час.

Отговорния служител завежда сигнала с входящ номер, съдържащ пореден номер и дата на подаване на сигнала, веднага след получаването му, след което незабавно прави формален преглед дали подаденият сигнал за нарушения попада в обхвата по чл. 3 от ЗЗЛПСПОИН, а именно дали засяга действия или бездействия, които са:

а) незаконосъобразни и са свързани с българското законодателство или актовете на Европейския съюз в областите, посочени в чл. 3 на закона; или

б) противоречат на предмета или целта на правилата в актовете на Европейския съюз и областите, посочени в чл. 3 от закона.

Не се регистрират с УИН сигнали, от първоначалния преглед на които е очевидно, че касаят оплакване (жалби или сигнали) за нередности или неудовлетвореност на клиенти/потребители на съответните професионални или административни услуги на задължения субект. Такива сигнали не попадат в обхвата на ЗЗЛПСПОИН и не се разглеждат по неговите ред и условия.

3.5. Управление на подаването на сигнали

Поредността от фактически и правни действия при работа с всеки сигнал, извършвани от отговорния служител включва:

1. приемане на сигнала по посочените в предходната точка начини.
2. завеждане на сигнала с входящ номер.
3. първоначален формален преглед дали сигналът попада в обхвата по чл. 3 от ЗЗЛПСПОИН и дали е подаден от лице, имащо някое от качествата по чл. 5 от закона.
4. генериране на уникален идентификационен номер (УИН) чрез интернет страницата на КЗЛД, ако първоначалният формален преглед показва, че сигналът попада в обхвата на чл. 3 от ЗЗЛПСПОИН.
5. вписване на УИН във формуляра за регистриране на сигнал, който попада в обхвата на чл. 3 от ЗЗЛПСПОИН.
6. попълване на формуляра за регистриране на сигнал с наличната към момента на подаването му информация.
7. установяване на липсваща информация по реквизитите на формуляра за регистриране на сигнал.
8. осъществяване на комуникация със сигнализиращото лице за попълване на липсващата информация по всички реквизити на формуляра.
9. извършване на проверка по твърденията за нарушения, изнесени в сигнала - при необходимост, осъществяване на вътрешна комуникация с други служители или звена на дружеството, функционално компетентни да извършат тази проверка.
10. поддържане на комуникация със сигнализиращото лице и засегнатото лице и изясняване на всички въпроси – предмет на сигнала.
11. изготвяне на индивидуален доклад с информация за предприетите действия и окончателните резултати от проверката.

Не се образува производство по анонимни сигнали, както и по сигнали, отнасящи се до нарушения, извършени преди повече от две години.

Приемането, администрирането и безпристрастното разследване на сигналите се извършва само от упълномощените за това служители, действащи като „компетентни лица“ да извършат вътрешна проверка, съгласно законодателството за защита на лицата, сигнализиращи за нередности.

3.6. Право на защита на сигнализиращите лица

"Деником" ЕООД гарантира, че служителите, отговарящи за разглеждането на сигналите и всички други лица, имащи достъп до сигналите, са ограничен брой, обучени са специално за тази цел и са поели всички законови ангажименти да пазят поверителността на данните и конфиденциалността на случая, до който са станали свидетели.

Лицата, засегнати от сигнала, имат право на справедливо отношение по време на вътрешната проверка. Това включва безпристрастна и обективна оценка на съответните факти, забрана за дискриминация и защита на личните данни, както е предвидено в приложимите правни разпоредби. Личните данни на тези лица могат да бъдат предадени и самоличността им разкрита, само и единствено, ако това е необходимо за финализиране на разследването и сигналът има основание да бъде предаден за разследване на съответните органи.

Забрана за ответни действия – забранени са всякакви действия спрямо лицата, подлежащи на защита, имащи характера на репресия или поставящи ги в неблагоприятно положение, включително отправянето на заплахи или опити за такива действия (напр. временно отстраняване, уволнение, понижаване в длъжност или забавяне повишаването в длъжност, налагане на дисциплинарни наказания, дискриминация, неравностойно или неблагоприятно третиране и др.).

3.7. Заключение и оценка от вътрешната проверка

Въз основа на получената информация от вътрешната проверка се извършва преценка дали даден сигнал е сериозен и подлежи на предаване на компетентните органи. В случай че изнесените в сигнала факти бъдат потвърдени, служителите, отговарящи за разглеждането на сигнали:

а) организират предприемането на последващи действия във връзка със сигнала, като за целта могат да изискват съдействието на други лица или звена в структурата на съответния задължен субект;

б) предлагат предприемане на конкретни мерки с цел преустановяване или предотвратяване на нарушението в случаите, когато такова е констатирано или има реална опасност за предстоящото му извършване;

в) насочват сигнализиращото лице към компетентните органи, когато се засягат неговите права;

г) препращат сигнала на органа за външно подаване на сигнали при необходимост от предприемане на действия от негова страна, като за препращането сигнализиращото лице се уведомява предварително; в случай че сигналът е подаден срещу работодателя на сигнализиращото лице, служителят, отговарящ за разглеждането на сигнала, насочва лицето към едновременно сигнализиране на органа за външно подаване на сигнали.

Заключенията от вътрешната проверка се описват във файл, който се пази в архив на дружеството, с ограничен достъп.

Сигнализиращото лице ще бъде уведомено за заключението от вътрешната проверка в 30-дневен срок от получаване на сигнала. Този срок може да бъде удължен при сложни случаи до 30 дни, но не повече от два пъти. Сигнализиращото лице ще бъде уведомявано за всяко удължаване на срока за уведомяване.

Служителите, отговарящи за разглеждането на сигнали, предоставят на засегнатото лице всички събрани доказателства и му предоставят възможност да направи възражение по тях в 7-дневен срок, при спазване на защитата на сигнализиращото лице. Въз основа на постъпилия сигнал и на предложенията на служителя, отговарящ за разглеждането на сигнала, ще бъдат предприети необходимите действия за преустановяване на нарушението или за предотвратяването му, ако то не е започнало;

3.8. Прекратяване на вътрешната проверка:

Проверката по сигнала се прекратява в следните случаи:

а) когато нарушението, за което е подаден сигналът, е маловажен случай и не налага предприемането на допълнителни последващи действия; приключването не засяга други задължения или приложими процедури във връзка с нарушението, за което е подаден сигнал, нито защитата по Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения по отношение на вътрешното или външното подаване на сигнали;

б) по повтарящ се сигнал, който не съдържа нова информация от съществено значение за нарушение, по отношение на което вече има приключила проверка, освен ако нови правни или фактически обстоятелства не дават основание за предприемането на последващи действия;

в) когато се установят данни за извършено престъпление; сигналът и материалите към него се изпращат незабавно на прокуратурата;

В случаите, когато проверката е прекратена на основание букви “а” и “б”, сигнализиращото лице може да подаде сигнал до централния орган за външно подаване на сигнали - КЗЛД.

3.9. Регистър на сигналите

Дружеството поддържа Регистър на сигналите за нарушения, който не е публичен.

Регистърът съдържа информация за:

1. лицето, което е приело сигнала;
2. датата на подаване на сигнала;
3. засегнатото лице, ако такава информация се съдържа в сигнала;
4. обобщени данни за твърдяното нарушение, като място и период на извършване на нарушението, описание на деянието и други обстоятелства, при които е било извършено;
5. връзката на подадения сигнал с други сигнали след установяването й в процеса на обработване на сигнала;
6. информация, която е предоставена като обратна връзка на лицето, подало сигнала, и датата на предоставянето й;
7. предприетите последващи действия;
8. резултатите от проверката по сигнала;
9. периода на съхраняване на сигнала.

Информацията, вписана в регистъра, се съхранява по начин, който гарантира нейната поверителност и сигурност.

1. Външни канали за подаване на сигнали

Сигнали за нарушения могат да бъдат подавани и до националния орган за външно подаване на сигнали – Комисия за защита на личните данни, или до съответните отговорни публични органи – МВР, ДАНС, Полиция и др.

Утвърдил на 17.12.2023 г.: ______________________

                                             Управител: Тодор Стоянов